5 conseils pour utiliser le SIG dans la réponse d'urgence

En tant qu'analyste de données pour une organisation humanitaire, l'un de mes KPI (ou indicateurs de performance) est le nombre de rapports que j'écris et qui permettent une prise de décision stratégique ou programmatique.

Comme tout le monde dans notre secteur, on est surchargés de travail et du coup, j'ai travaillé dur pour:

• alléger les formats - de 1 à 2 pages à 10 pages maximum

• trouver de nouvelles façons de présenter les données…

•… rendre les résultats ACCESSIBLES aux non experts en data, avec suffisamment de SUBSTANCE pour aider les managers à prendre des décisions stratégiques et les collègues opérationnels à concevoir ou revoir leur programme d'urgence.

Pour célébrer la journée mondiale du SIG, j'ai décidé de partager avec vous un exemple pratique et 5 conseils pour apprendre comment le SIG peut être utilisé pour le reporting et comment il améliore la prise de décision dans un contexte d'urgence.

1. Personne ne lit plus (un rapport complet) - et vous?

Les rapports traditionnels écrits sous word ne sont plus l'outil à utiliser pour informer et prendre une décision!

En plus de notre travail quotidien, nous sommes noyés sous des tonnes d'informations: mails, rapports (de situation, mensuel, d’activité, d’enquête etc.), notes en tout genre (de cadrage, de concept, technique, pilote, générale), Termes de Référence etc.

Personne n'a ni ne prend le temps de lire attentivement tous les rapports reçus, en particulier les managers.

Et enfin, les rapports mettent beaucoup de temps à être rédigés, corrigés, embellis. Bref, leur valeur ajoutée est proche de ZEROn, surtout quand ils sont sortis trois mois après la fin de l'étude.

2. La cartographie, un nouveau moyen de rapportage

Ce sont les nouvelles tendances dans le rapportage, allègement des formats et plus de visuels ou de «visualisation». Le SIG et la cartographie font partie de cette nouvelle tendance de visualisation et peuvent être très puissantes pour appuyer le processus de prise de décision.

Nous aimons tous les cartes mais elles peuvent parfois n'être que de «jolis dessins» et ne sont pas très utiles aux collègues du programme ou aux managers car elles n'ont pas été bien pensées en amont.

J'ai mené une évaluation du marché cette année pour identifier la meilleure modalité à utiliser pour l'assistance alimentaire (différents types de transferts monétaires ou en nature en dernier recours) dans le centre et le nord du Mali.

Les rapports d'évaluation de marché sont généralement très lourds, avec beaucoup d'informations et des résultats souvent agrégés à un niveau administratif spécifique qui n'est pas adapté à nos besoins: les résultats sont présentés au niveau régional alors que nous avons besoin des informations au niveau du village par exemple.

D'un point de vue programmatique, la longueur des rapports, la grande quantité d'information et le manque de granularité rendent difficile leur utilisation pour guider et prendre des décisions programmatiques, et notamment dans mon cas, pour déterminer quelle modalité d'assistance alimentaire est la meilleure à utiliser dans la zone d'intervention.

J'ai donc décidé cette année de présenter les résultats de mon évaluation du marché sous forme des carte, au niveau du village. Nous avons été vigilants à inclure la géolocalisation dans les questionnaires d'enquête et exploiter la base de donnée officielle de coordonnées géographiques quand la collecte de données se faisait à distance (par téléphone).

3. Soyez clair sur ce que vous voulez représenter

Source: Echantillon d'enquête et zones d'intervention d'assistance alimentaire , PAM Mali, Mai 2020

Soyons clairs avec les #cartographes et les experts #SIG: l’objectif n’est pas seulement de faire de jolies cartes, mais de se concentrer d’abord sur ce que devraient dire vos cartes. Nous parlons ici de gestion de l'information qui est beaucoup plus large que la simple cartographie. La carte ne représente qu'une étape du processus de visualisation et n'est pas une fin en soi dans le processus de prise de décision.

Votre première étape, étape-clé à ne pas manquer, est de répondre à ces questions: que voulez-vous représenter? Quelles données allez-vous utiliser et combiner pour créer votre carte?

Travaillez avec les responsables de programme et les utilisateurs finaux des cartes pour confirmer les données que vous souhaitez mettre sur la carte.

N'oubliez pas que les managers et les collègues opérationnels n'ont pas toujours les connaissances techniques et la maîtrise des données nécessaires pour définir eux-mêmes les types de données à utiliser. Vous devez traduire leurs besoins d'informations pour leur programme ou stratégie et sélectionner les ensembles de données qui y correspondent le mieux.

J'ai élaboré un plan d'analyse et sélectionné les indicateurs de l'enquête de marché que je souhaitais voir représentés sur une carte. Ce sont généralement des données descriptives: échantillon de l'enquête comparé aux zones d'intervention, accès au marché, disponibilité de produits alimentaires et non alimentaires, préférences des modalités de transfert des hommes et des femmes vulnérables, préférences des modalités de paiement pour les commerçants etc. Vous pouvez déjà réaliser cet exercice avant de lancer votre évaluation.

4. Comment représentez-vous vos données sur une carte?

Source: Options de paiement des ménages vulnérables, PAM Mali, Mai 2020

Grâce à votre plan d'analyse et après discussion avec vos collègues opérationnels, vous savez quelles données vous souhaitez représenter sur une carte.

À ce stade, vous travaillez sur vos jeux de données, couleurs, symboles pour rendre vos résultats lisibles, compréhensibles et proposer une carte jolie à regarder.

5. Prise de décision: discutez de vos résultats

Cette étape est souvent sautée alors qu'il s'agit d'une étape ESSENTIELLE dans le processus de prise de décision.

Tout d'abord, partagez les brouillons des cartes avec vos collègues et DISCUTEZ en pour vous assurer qu'elles répondent à leurs besoins: que dit la carte? Qu'est-ce que cela signifie pour votre programme? Quelles seraient les recommandations du point de vue du programme? Passez en revue les cartes si nécessaire après cette discussion et ajoutez votre récit.

Ensuite, présentez et discutez des résultats avec tous vos collègues et finalisez les recommandations de l'étude de marché ou RECOMMANDACTION: les recommandations doivent être opérationnelles, faciles à comprendre et techniquement faisables pour être mises en œuvre. Vous pouvez organiser des rencontres sur le terrain avec vos partenaires (cluster, groupe de coordination, autorités et services techniques) pour présenter les résultats et les recommandations pour valider leur faisabilité et éventuellement affiner les recommandactions.

J'ai discuté des résultats de l'évaluation du marché avec mes collègues du programme, des finances, de la logistique et du terrain. Les résultats ont montré un potentiel élevé pour l'argent mobile, mais le système de coupons alimentaires était préféré dans les zones où la couverture réseau (stable) était insuffisante et où l'insécurité était élevée. Nous avons pris la décision de piloter l'utilisation de l'argent mobile avant une mise à l'échelle et le système de coupons alimentaires dans les régions éloignées et difficiles d'accès.

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