9 conseils pour former son personnel ou ses partenaires sur le terrain pendant le COVID19

Je travaillais dans le #Sahel lorsque COVID19 est arrivé. Je prévoyais à l’époque une formation de partenaires et collègues sur le terrain sur le «ciblage». Avec le COVID19, il n’y avait aucun moyen de réaliser la formation prévue initialement en rassemblant une trentaine d'hommes et de femmes dans la même salle pendant 5 jours.

Heureusement, j'ai eu la chance de connaître un expert en e-learning - oui, ils existent! - qui m'a aidé à concevoir une formation à distance.

Voici neuf conseils pour organiser une formation à distance ou une auto-formation réussie:

1.Soyez convaincu(e): les formations à distance ou en autoformation sont autant efficaces (voire plus) qu'une formation en face à face

Combien de fois avez-vous assisté à une formation – c.a.d. plusieurs jours dans une salle avec une succession de sessions PowerPoint entre 8 h et 17 h? Quels enseignements avez-vous tiré de cette formation, en particulier lorsque vous n’avez pas un(e) bon(ne) formateur(trice) ou la session ne vous intéressait pas? Très peu !

Les gourous de la neuro science et les formateurs stars estiment que vous ne vous souvenez que de 10% de ce que vous lisez et de 20% de ce que vous entendez.

En résumé, avec l'approche traditionnelle de formation «salle de réunion, powerpoint et centaines de diapositives écrites», vous n'apprendrez PAS grand-chose.

Une formation à distance ou une autoformation ne peut pas vraiment être pire. Et ces formations ne sont pas que théoriques, vous pouvez inclure des exercices pratiques sur le thème que vous voulez (voir point 4. 5. et 6.).

2.Préférez une formation courte

Les travailleurs humanitaires ont un temps limité pour le renforcement des capacités (malheureusement), car ils doivent gérer de nombreuses tâches concurrentes: la mise en œuvre du programme et la prestation de services sont toujours la priorité par rapport à leur développement professionnel.

Concevez donc une formation courte avec un objectif limité et prévoyez plusieurs formations au cours de l'année, en suivant idéalement le cycle de vie du projet.

Par exemple, j'ai travaillé sur deux formations:

- une formation à l’évaluation rapide du marché au stade de l’identification pour confirmer le choix des modalités d’assistance alimentaire (types transferts monétaires ou en nature)

- une formation des partenaires et collègues de terrain sur le ciblage juste avant le démarrage du projet.

L'avantage d'une formation courte est que vous aurez plus de temps pour travailler sur votre matériel de formation et pour finaliser la documentation de support (guides et directives, questionnaires, outils de reporting, etc.).

3. Votez pour un agenda léger avec une variété de sessions

Nous voulons tous planifier 10 sessions de formation par jour et proposer un programme chargé car il y a beaucoup à couvrir avec un temps et des ressources limités.

Les neuroscientifiques estiment que le niveau d'attention diminue de 80% après 10 minutes pour un adulte!

Il vaut mieux organiser un agenda avec des sessions courtes et des horaires aménagés: cela donnera le temps à vos collègues et partenaires de mener à minima leur travail quotidien, de se consacrer pleinement à la formation et de garder leur attention.

Vous trouverez ici un exemple d'agenda pour vous inspirer.

4. Pensez aux quizz et aux vidéos

Nous aimons tous les jeux: ils vous stimulent et vous apprenez en jouant (comme mes enfants) et ils favorisent «l'activité» dans l'entraînement.

QUIZZ OBLIGATOIRES dans votre formation: prévoyez des questions de compréhension après chaque séance et des questions sur la pratique dans l'après-midi. Oui, la conception des questions prend du temps: demandez à vos collègues de proposer des questions.

Votre effort sera payant: vous pourrez les réutiliser autant que vous voulez. Vous trouverez ici un exemple de questions quiz pour vous inspirer.

Les questions quiz peuvent être préparées sur Kobo et le lien partagé sur WhatsApp: chaque participant répondra aux questions sur son propre smartphone. Vous pouvez également utiliser mentimeter pour des sondages et des quiz en temps réel.

Vous pouvez également inclure des VIDEOS dans votre PowerPoint au lieu de texte. J'utilise screencast-O-matic: vous pouvez enregistrer vos propres vidéos ou capturer des vidéos depuis youtube par exemple et les inclure dans votre powerpoint. Cette application est très simple à télécharger et à utiliser. Avec la version gratuite, le temps d'enregistrement et le montage vidéo sont limités (mais ils suffisent dans la plupart des cas). Si vous voulez plus d'options, le premier niveau de mise à niveau de licence est très abordable.

5. Accès à la technologie de haut ou moyen niveau: formation à distance avec Zoom ou Teams

Si tout le monde a accès à un ordinateur (ordinateur portable, ordinateur de bureau) et une connexion Internet stable, Zoom et Teams peuvent être très utiles.

MAIS soyons clairs: Zoom ou Teams ne sont pas des solutions MAGIQUES en tant qu’outils autonomes garantissant une formation de qualité.

Utilisez la boîte de dialogue ou chat pour interagir avec les participants, écrire les questions et partager des idées et des commentaires.

ET, combinez ces outils avec d’autres méthodes (points 4. et 6.) pour rendre la session de formation plus interactive et avoir un engagement actif des participants.

6. Pour un accès à faible technologie: auto-formation et… WhatsApp

Dans les pays ou régions où la couverture Internet n'est pas stable et l'accès à un ordinateur portable est limité, vous pouvez toujours réaliser un modèle hybride de formation à distance et d'auto-formation. En général, la majorité des travailleurs sur le terrain possède un smartphone et le partenaire de terrain a accès à au moins un ordinateur portable.

C'est le modèle que j'ai choisi au Mali avec mon expert e-learning.

J'ai créé un groupe WhatsApp avec tous les participants après avoir demandé leur consentement et leur contact WhatsApp. Vous créez une communauté vivante pendant la période de formation. Vous pouvez l'utiliser comme groupe de communauté de pratiques par la suite si les participants sont d’accord.

Une semaine avant le début de la formation, nous avons partagé le matériel de formation (powerpoint, guide du stagiaire, guide et annexes) par WeTransfer et par clé USB pour ceux qui ne pouvaient pas avoir accès à Internet et devaient récupérer le matériel pour l’installer sur l’organiteur. Vous devez finaliser tout le matériel de formation au moins UNE SEMAINE avant la date de début.

Les participants sont autonomes dans la lecture du matériel de formation. Vous utilisez WhatsApp pour animer toutes vos sessions, quiz et sessions de questions / réponses. Vous pouvez trouver un exemple d'animation WhatsApp.

7. Motivations et certificats

Pour motiver les participants à aller jusqu’au bout de la formation et se sentir fiers d'eux-mêmes est de planifier un quizz final (avec Kobo par exemple) et de fixer un seuil au-dessus duquel le participant reçoit un certificat de réussite ou de succès (80% de bonnes réponses par exemple).

Cela vous donne également une bonne connaissance du taux des participants actifs et de leur niveau de compréhension.

Vous pouvez utiliser les questions du quiz que vous avez utilisées pendant les sessions de formation et peut-être une ou deux questions pièges.

8. La cerise sur le gâteau: évaluation après la formation

Jamais facile à faire mais c'est un excellent moyen de savoir si votre formation est couronnée de succès (ou non).

Si vous avez conservé le groupe WhatsApp, vous pouvez demander les commentaires des participants après plusieurs semaines.

Une autre façon d'évaluer votre formation est de vérifier si vos participants ont bien utilisé ET bien utilisé les outils présentés lors de la formation.

Lors de la formation menée au Mali, nous avons fourni des outils numériques à remplir par les agents de terrain lors du ciblage sur le terrain (questionnaires kobo et rapports d'activités): en regardant la base de données et en lisant les rapports d'activités, nous avons pu vérifier si la formation était suffisante pour assurer un utilisation des outils.

9. Que des avantages à la formation à distance et l'auto-formation

Grande échelle: Grâce à la formation à distance, vous pouvez atteindre un très grand nombre de participants de plusieurs régions voir de pays en très peu de temps. Vous assurez un apprentissage commun et homogène et la formation peut être refaite facilement.

Participation active et apprentissage: 100% des participants actifs ont gagné leur certificat de réussite et nous avons constaté une amélioration des pratiques et du reporting sur le terrain.

Coût limité: Une évaluation rapide du coût dans le cas du Mali a montré que les approches de formation à distance coûtent 75% de moins qu'une formation en présentiel!

Bonne perception de l'innovation: 100% de satisfaction, plus de 90% des participants ont aimé l'outil WhatsApp et moins de 3% des participants ont été confrontés à des problèmes techniques lors de la formation.

Visibilité et partenariats: ce type de formation permet d'inscrire de nombreux participants du gouvernement et de diverses organisations vivant et travaillant dans des régions éloignées. Offrir une solution de formation est la bienvenue et favorise la collaboration et les partenariats.

Si vous avez besoin de plus de conseils sur l'organisation d'une formation à distance, contactez-nous !!

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